5 zalet elektronicznego obiegu dokumentów w Twoim przedsiębiorstwie

Elektroniczny obieg dokumentów to odpowiednio przygotowany system informatyczny obejmujący zarządzanie zadaniami w formie elektronicznej. Wraz z upowszechnianiem się technologii część dokumentów trafia do firmy od razu w formie cyfrowej. Pozostałe papierowe wydruki należy wprowadzić do systemu na przykład za pomocą skanowania.

Zaleta 1 – dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca

 

Kiedy wszystkie faktury, listy obecności i harmonogramy prac zostaną umieszczone we wcześniej opracowanym systemie, to dostęp do nich jest możliwy w sposób zdalny. Za pomocą kilku kliknięć myszką uzyskuje się możliwość podglądu i edycji. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na pracę zdalną pracowników o dowolnej porze dnia. Właściciel w bezpieczny i szybki sposób może sprawdzić interesujące go informacje bez angażowania czasu osób trzecich.

Zaleta 2 – mniejsze koszty ewidencji czasu pracy

 

Ewidencja czasu pracy służy do monitorowania obecności, spóźnień lub przerw pracowników. Jest to również dokumentacja wymagana przez prawo pracy i jej sporządzanie oraz przechowywanie jest niezbędne. Automatyczne tworzenie ewidencji czasu pracy to oszczędność dla firmy – nie potrzebujesz dodatkowej osobie zlecać prowadzenia tych kartotek. Zaprogramowane rozliczenie czasu pracy zajmuje miesięcznie o  wiele mniej czasu niż ręczne prowadzenie obliczeń. Dodatkowo pracownicy otrzymają wynagrodzenie za przepracowany czas, a nie za spóźnienia i nieobecności.

Zaleta 3 – ekologiczne podejście do dokumentów

 

Comiesięczne wydruki list płac, ewidencji i rozrachunków generują koszty dla każdej firmy. Dodatkowo takie dokumenty należy przechowywać przez określony czas. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uwolnić się od wydruków. Ułatwia również dostęp do dokumentów z poprzednich okresów. Koniec z ręcznym przeszukiwaniem archiwum! Natychmiastowy dostęp do dowolnego zestawienia firmowego to ekologiczne podejście wpisujące się w trend odpowiedzialnego biznesu. Oszczędzasz papier, koszty druku, miejsce w biurze i pracę osób z działu księgowości.

Zaleta 4 – automatyczne planowanie grafiku pracy

 

Elektroniczny obieg dokumentów to również wykorzystanie sprytnych rozwiązań. Jednym z bardziej przydatnych narzędzi jest program, który automatycznie generuje grafik pracy. Upraszcza planowanie zmian dla osób pracujących w trybie normowanym, nienormowanym i równoważnym. Dostępny jest również darmowy szablon harmonogramu czasu pracy. Pozwala na samodzielne uzupełnienie i wykorzystanie go w Twojej firmie. Grafik pracy dostępny jest w kilku wersjach, w formacie Excel oraz jako PDF.

Zaleta 5 – integracja dokumentów z programami kadrowo-płacowymi

 

Skoro wszystkie dokumenty kadrowo – płacowe znajdują się już w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, to nic nie stoi na przeszkodzie, by w automatyczny sposób przenieść je do odpowiednich programów. Najpopularniejsze programy kadrowe i płacowe współpracują z takimi systemami i pozwalają na pełną integrację. Dzięki temu naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie sprawozdań oraz przesyłanie do odpowiednich instytucji wypełnionych deklaracji jest o wiele prostsze, szybsze i tańsze.

Źródło: Artykuł sponsorowany